Het recht is persoonsgebonden. Een werkgever kan het niet namens u uitoefenen.

De rechten uit de AVG zijn persoonsgebonden. Zij komen toe aan de betrokkene — de natuurlijke persoon over wie de gegevens gaan — en niet aan zijn werkgever. Een organisatie kan artikel 17 of artikel 21 dus niet namens een medewerker uitoefenen, hoe goed bedoeld ook.

Dat is geen formaliteit die je met een interne mededeling oplost. Het bepaalt of het verzoek dat u verstuurt juridisch bestaat.

Waarom dit vastzit in de systematiek

De AVG kent één figuur die deze rechten kan uitoefenen: de betrokkene. De verordening kent geen constructie waarin een werkgever in de plaats treedt van zijn personeel, en zij kent evenmin een uitzondering voor zakelijke context. Er bestaat geen B2B-uitzondering in de AVG; een woonadres van een bestuurder is een persoonsgegeven, ook als het in een zakelijk bestand staat.

De reden dat dit zo strak zit, is dat het recht ook tégen de werkgever kan wijzen. Als een werkgever namens een medewerker verzoeken kon indienen, kon hij ze ook namens die medewerker intrekken. Dat de betrokkene de enige is die kan tekenen, beschermt hem tegen zijn eigen organisatie.

Wat er misgaat als u het toch doet

Drie dingen, en ze stapelen.

De ontvanger mag weigeren, en heeft gelijk. Een partij die een verzoek krijgt van iemand die niet de betrokkene is en geen machtiging toont, hoeft het niet in behandeling te nemen. Zij mag zelfs vragen om de identiteit van de betrokkene vast te stellen voordat zij iets doet. Uw termijn loopt dan nog niet, want er is nog geen ontvankelijk verzoek.

Het antwoord gaat niet naar u. Zonder geldige volmacht worden gegevens verstrekt aan de betrokkene zelf, niet aan degene die het verzoek stuurde. U krijgt dus geen dossier, ook niet als de partij meewerkt.

U verwerkt zelf persoonsgegevens zonder grondslag. Om een verzoek te kunnen versturen, moet u het woonadres en het privénummer van uw bestuurder vastleggen en delen met een derde. Dat is een eigen verwerking, met een eigen grondslag nodig. Doet u dat zonder de betrokkene erin te kennen, dan lost u een privacyprobleem op door er een te maken.

Wat een machtiging moet bevatten

Een machtiging is geen instemmingsverklaring en geen arbeidsvoorwaarde. Het is een volmacht van één persoon aan één partij, voor een omschreven handeling. Vier dingen horen erin, en ze volgen alle vier uit de praktijk van wat ontvangende partijen tegenwerpen.

• Wie machtigt wie. De betrokkene bij naam, de gemachtigde bij naam, en de rechtspersoon waaronder de gemachtigde handelt.
• Waartoe. Welke rechten worden uitgeoefend — inzage, bezwaar, wissing — en tegenover welk type partijen. Een open volmacht “voor alles wat nodig is” is precies wat een zorgvuldige ontvanger afwijst.
• Welke gegevens de gemachtigde daarvoor mag gebruiken. Inclusief eerdere woonadressen, want partijen sleutelen records op waar iemand vroeger woonde en een verzoek dat alleen het huidige adres noemt komt terug als “niet gevonden”.
• Hoe hij eindigt. Intrekbaar op elk moment, door de betrokkene alleen, en wat er dan met het lopende dossier gebeurt.

Wat er niet in hoort: een burgerservicenummer, en een onafgeschermde kopie van een identiteitsbewijs. Voor het vaststellen van identiteit tussen u en uw eigen bestuurder is dat niet nodig, en het legt een dossier aan dat u daarna moet beveiligen.

Wat dit betekent voor de organisatie die dit inkoopt

Het contract loopt met de werkgever. De machtiging loopt per persoon. Dat zijn twee aparte handtekeningen, van twee verschillende partijen, met twee verschillende juridische grondslagen eronder.

Praktisch gevolg: een opdracht die is getekend maar waarvan de bestuurders niet zelf hebben getekend, is nog geen lopende opdracht. Wie de doorlooptijd plant, plant die handtekeningen mee.

En omdat de betrokkene tekent, heeft hij ook recht op een eerlijk antwoord op zijn eigen vraag: wat ziet mijn werkgever hiervan.

Wat de werkgever wel en niet te zien krijgt→

Waar dit ophoudt

Een geldige machtiging maakt het verzoek ontvankelijk. Zij maakt niet dat het wordt ingewilligd. Wat er daarna gebeurt, hangt af van de grondslag waarop het verzoek staat en van de partij die het krijgt.

Waarom de grondslag bepaalt of een partij ruimte heeft om te weigeren→

Hoe de bewijslast ligt zodra u zelf bezwaar maakt→

Waar dit vandaan komt