Identificatie mag de termijn niet opschorten. Artikel 12 lid 6 zegt wanneer wel.

Een verzoek om inzage of verwijdering wordt vaak beantwoord met een tegenvraag: stuurt u eerst een kopie van uw identiteitsbewijs. Dat mag soms. Wat er meestal bij wordt gesuggereerd — dat de wettelijke termijn zolang stilstaat — klopt niet.

Artikel 12 lid 6 zegt wanneer een partij om aanvullende gegevens mag vragen. Het zegt niets over het stilzetten van de klok.

Wat lid 6 wel toestaat

Een verwerkingsverantwoordelijke mag om aanvullende informatie vragen wanneer hij gegronde twijfel heeft over de identiteit van degene die het verzoek doet. Twee dingen zitten in die formulering die er in de praktijk uit worden gelaten.

De twijfel moet gegrond zijn. Dat is geen standaardprocedure die op elk verzoek wordt losgelaten, maar een reactie op iets concreets. Een partij die aan iedereen hetzelfde vraagt, heeft per definitie geen aan de persoon gebonden twijfel.

En het gaat om informatie die nodig is om die twijfel weg te nemen, niet om de zwaarst denkbare bewijsvorm. Wie u benadert vanaf een e-mailadres dat al bij hem geregistreerd staat, is meestal al voldoende geïdentificeerd — en zo niet, dan is een bevestiging via dat adres een lichtere stap dan een identiteitsbewijs.

Wat het niet doet met de termijn

De termijn van artikel 12 lid 3 gaat lopen bij ontvangst van het verzoek. Er is één manier om hem te verlengen: de verantwoordelijke informeert u binnen die eerste maand, met opgaaf van redenen, dat hij langer nodig heeft. Dat kan tot ten hoogste twee maanden extra.

Het opwerpen van een identificatie-eis is niet die manier. Er is geen bepaling die zegt dat de klok stilstaat zolang er wordt gewacht op een document, en een partij die dat schrijft, doet een mededeling over haar eigen proces en niet over de wet.

Praktisch: noteer de datum van uw verzoek en reken vanaf dáár. Wat er tussendoor aan tegenvragen komt, verandert dat moment niet.

Waarom een kopie van een paspoort een slecht antwoord is

Het is ook inhoudelijk de verkeerde reactie, en dat is een argument dat u kunt voeren.

Een identiteitsbewijs bevat aanzienlijk meer dan nodig is om vast te stellen dat u bent wie u zegt: een documentnummer, een geboorteplaats, een pasfoto, en in Nederland een burgerservicenummer. Een partij die om dat hele document vraagt om één vraag te beantwoorden, verzamelt meer dan zij nodig heeft — precies wat zij op grond van dezelfde verordening niet hoort te doen.

Er is bovendien iets ongerijmds aan het overleggen van een paspoort aan een partij waarvan u juist vindt dat zij te veel over u vastlegt. Wie een verzoek doet omdat er te veel is verzameld, hoort daar niet meer voor te hoeven inleveren.

Wij versturen daarom geen burgerservicenummer en geen onafgeschermde kopie van een identiteitsbewijs, en schrijven dat met zoveel woorden in de brief. Waar identificatie echt nodig is, zijn er lichtere vormen: bevestiging vanaf het adres dat al bekend is, of het noemen van gegevens die de partij zelf al heeft.

Hoe u erop reageert

Drie regels volstaan, en ze staan alle drie in de wet.

• Vraag op welke gegronde twijfel de eis berust. Bij een verzoek vanaf een bekend adres is die er zelden.
• Bied een lichtere vorm aan die de twijfel wegneemt, en zeg erbij waarom u geen volledig identiteitsbewijs verstrekt.
• Bevestig dat de termijn doorloopt vanaf uw oorspronkelijke verzoek, en noem die datum.

Blijft het antwoord uit, dan is het uitblijven zelf de gebeurtenis die telt.

Wat er gebeurt als een termijn verstrijkt zonder antwoord→

Waar dit ophoudt

Dat de termijn doorloopt, betekent niet dat er iets gebeurt zodra hij verstrijkt. Er is geen automatische sanctie en geen instantie die uit zichzelf ingrijpt. Wat een verstreken termijn u geeft, is een vastgelegd feit — en dat is precies wat een dossier nodig heeft.

Wat het ook niet betekent, is dat een partij nooit om identificatie mag vragen. Bij een verzoek dat uit het niets komt, van een adres dat nergens bekend is, over gegevens van iemand anders, is gegronde twijfel er wel degelijk.

De andere uitzondering in artikel 12: lid 5 over kosten→

Waar dit vandaan komt